Trong nhiều doanh nghiệp lớn hiện này thường đưa ra nhiều yêu cầu bộ phận kế toán, nhân viên phải thực hiện bảng chấm công tăng ca Excel. Vì thế chúng ta cần tổ chức bảng tính Excel như thế nào để đáp ứng nhiều yêu cầu này? Hãy cùng chúng tôi tham khảo và tìm hiểu cách lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ bằng Excel được ứng dụng nhiều hiện nay nhé!
Những lưu gì khi lập bảng chấm công tăng ca Excel
Đầu tiên chúng ta cần hiểu được việc chấm công theo ca là làm những công việc gì. Những doanh nghiệp mô hình kinh doanh spa ứng dụng làm việc theo ca và những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ nổi bật như:
- Trong 1 ngày được chia làm từ 2 – 3 ca làm việc. Từng ca công việc 8 tiếng.
- Những nhân viên được phép luân chuyển đổi ca làm thoải máu từng tuần, tháng.
- Trong mỗi ca đều được làm thêm giờ trong ca.
- Một ngày chỉ làm chính thức 1 cà, ngoài ra thời gian vượt quá được tính là tăng ca.
Từ đặc điểm vận hàng, phân công và được quản lý thời gian làm việc của mọi nhân viên, trong đơn vị theo ca như vậy thì cần lập bảng chấm công cũng có các yêu cầu, các đòi hỏi riếng cần được hoàn tất. Trong đấy, các tiêu chuẩn chính cần được đảm bảo như:
- Xác định được thời gian làm việc theo từng ngày, tháng nào, …
- Thể hiện đậy đủ những ca làm trong ngày cụ thể, thời gian làm việc đấy đủ thông tin của 1 ca.
- Trong ca có thêm giờ tăng ca không, nếu có thời gian làm việc thêm giờ là bao nhiêu.
- Thông tin về toàn bộ thời gian làm ca bình thường của từng nhân viên trong doanh nghiệp
- Tổng số giờ tăng ca, làm thêm của từng nhân viên được thể hiện cụ thể, rõ ràng.
- Thể hiện những thông tin về nghỉ phép hay không phép, hoặc nghỉ chế độ đầy đủ để nhân viên kế toán tính lương từng tháng được thực hiện tốt.
Từ các yêu cầu, thông tin cơ bản được thể hiện đầy đủ ở bảng chấm công việc thực hiện nhưng vẫn có các lưu ý riêng, phải tuân thủ đầy đủ quy trình. Thực hiện bảng chấm công tăng ca trên excel phải được thực hiện chinh xác, hỗ trợ cho hoạt động quả lý nhân lực trong từng đơn vị thực hiện hiệu quả.
Hướng dẫn bảng chấm công theo ca trên Excel
Tạo mới bảng chấm công theo ca trên Excel khi thực hiện đầy quy trình theo từng bước, làm đúng từng bước. Theo đó, tao mới bảng chấn công hợp lý, chính xác việc áp dụng để quản lý nhân viện trong mỗi doanh nghiệp lớn nhỏ được thực hiện tốt như sau.
Hoàn thiện bố cục bảng chấm công 
Trong bố cục của bảng chấm công bằng Excel thì từng nhân viên được thể hiện 4 dòng được thể hiện đầy đủ những thông tin cần thiết như:
- 3 dòng tương ứng với 3 ca làm việc, từ đó được thể hiện trong việc thoe dõi thời gian làm việc, số buổi làm việc từng ca cụ thể.
- Thể hiện đầy đủ 1 dòng tương ứng với thời gian tăng ca, có cả ghi chú lại rõ ràng và được thể hiện chi tiết dễ dàng nhận biết.
- Từng tháng chấm công gồm có những 30 – 31 ngày và tương thích với 30 – 31 cột đánh giá theo số thứ tự.
- Khi được xác định ngày mà chúng ta cần xem xet là thứ ngày chung ta thể hiện một cách đơn giản với công việc xác định tài dòng thứ tư. Áp dụng hàm Date dựa trên năm hiện tại, tháng tương ứng với ô B2 và ngày tương ứng với D3.
Khi đã thực hiện việc định dạng ngày theo dạng thú theo tiếng Anh thì chúng ta ứng dụng như Custome Format. Ngay dòng thứ 4 chúng ta tiền hàng thao tác Format cells > Custome > nhập thông tin vào mục Type là “ddd”. Lúc này, kết quả được thể hiện là ngày được hiển thị tại dòng thứ tư. Sau cùng việc cần làm của bố cục chỉ là thiết kế chỉnh sửa định dạnh để đả bảo đẹp mắt, hài hòa cho dễ nhìn.
Cách sử dụng bảng chấm công theo ca
Sau khi hoàn thành tạo bố cục bảng chấm công trên Excel thì bước kế tiếp là chấm cong theo ca. Cần phải tìm hiểu, xác định cách thức thực hiện chính xác và hiệu năng là vô cùng cần thiết. Được đảm bảo hiệu quả quản lý thời gian làm việc, tính lương được kiểm soát tốt, tránh các sai sót có thể xảy ra. Trong đó bạn cần lưu ý những điều dưới đây:
- Đối với chấm công theo mỗi ca thì sử dụng ký hiệu hay theo giờ là cách đơn giản nhất có thể quản lý cách toàn diện và chính xác.
- Còn với chấm công về thời gian làm tăng ca được thể hiện trực tiếp bằng giờ làm của mỗi ngày công.
- Việc chấm công làm tăng ca cần đặc biêt lưu ích chính xác từng ngày, thể hiện chi tiết trong ca để xác định trong khớp lương, tránh các sai sót khả năng xảy ra.
Có thể ví dụ ký hiệu cụ thể sẽ hỗ trợ quá tình chấm công theo ca, bằng Excel như:
- Ca làm chính trong ngày là X
- Ngày nghỉ phép là P
- Ngày nghỉ không phép là K
Yêu cầu đối với từng ngày làm chỉ được một ca được chấm, đồng nghĩa số giờ tăng ca nếu có được thể hiện kèm theo ngay trong ca hôm đó. Lúc đấy có được bảng chấm công chính xác cho mỗi nhân viện được thể hiện tốt, sẽ giúp những công việc tiếp theo được thực hiện thuận lợi, đơn giản.
Cách tính công mỗi tháng 
Từ bảng chấm công theo ca ứng dụng Excel được sử dụng thích hợp mang đến cơ sở để những công việc tiếp theo được thể hiện đơn giản, thuận lợi như móng muốn. Đối với tính lương mỗi tháng cho mỗi nhân viên thì đa phần áp dụng hàm COUNTF giúp việc đếm tổng số công được thực hiện tốt, nhanh và chính xác cao.
- Số giờ công (X) được tính với công thức: =COUNTIF([khu vực chấm công], “X”)
- Số ngày công nghỉ phép (P) được tính với công thức :=COUNTIF([khu vực chấm công], “P”)
- Số ngày công nghỉ không phép (K) được tính với công thức :=COUNTIF([khu vực chấm công], “K”)
- Sau đó sử dụng hàm SUM để tính tổng số ngày công làm tăng ca với công thức: =SUM([khu vực chấm công])
Chỉ với thao tác, hướng dẫn chi tiết và rõ ràng websitespa.vn thể hiện ở trên thì việc tao bảng chấm công theo ca trên Excel được thực hiện tốt. Điều này góp phần giúp việc quản lý công viêc spa – thẩm mỹ viện – làm đẹp được hiệu quả. Là toàn bộ thông tin cơ bản của bất kỳ doanh nghiệp lớn nhỏ nào cũng cần quan tâm là duy trình vận hành của nguồn nhân viên theo mỗi ca. Bảng chấm công tăng ca Excel là giải pháp để tính chính xác, được cơ sở dữ liệu thích hợp theo cách đơn giản việc quản lý và chấm công cho nhân viên trong doanh nghiệp của bạn.